Hampir setiap hari instansi membuat, menerima, dan menggunakan arsip untuk menjalankan tugas dan fungsi organisasinya. Kegiatan berulang itu menyebabkan arsip terus bertambah dan menumpuk semakin banyak arsip yang dibuat akan menyebabkan ruangan terus menyempit.
Walau bisa diatasi dengan penyusutan dan pemusnahan arsip tapi banyak sekali unit kerja yang belum berani memusnahkan arsip dikarenakan kekhawatiran terhadap pentingnya arsip. Padahal tidak semua arsip itu bisa disimpan dalam jangka waktu yang lama.